个人谈谈GMP文件体系的设计

今晚分享的内容不是什么专业知识，纯粹是个人在工作中的一些体会或思考，分享的内容仅代表我个人观点，如有理解不到位或错误的地方，希望同学们不要拿砖头拍我。也非常欢迎各位同学，各位专家批评指正，不甚感激。

今晚我分享的主题是“GMP文件体系的设计”。GMP文件体系，俗称GMP软件体系，文件体系的建立流程与硬件体系的建立流程基本是一致的，管理思路也是一脉相承的，硬件

生命周期基本上可分为五个阶段：

设计—建设（或制造）—验收与确认—使用及改造—终止使用。

文件体系的生命周期基本上也可分为相同的五个阶段：

设计—制造（或编制）—验收与确认（审批）—使用及修订—终止使用。

今晚，由于时间和内容的关系，我先来谈谈文件体系建立与维护生命周期中的第一个阶段内容：GMP文件体系的设计。如果以后有机会的话，我将把其他几部分内容逐一分享。
“质量源于设计”的理念不仅适用于药品的质量及硬件设施，同样也适用于文件体系

没有经过精心的设计，是很难制定出高质量的文件。文件的设计一般需要考虑以下几个关键影响因素：

1.当地政府部门的GMP规定；

2.产品的工艺要求；

3.现有的硬件条件；

4.公司的组织机构设置及人员技术水平。

第1点，文件要符合当地政府的GMP规定。也就是说如果你的产品要出口欧美，那么必须要按照欧美GMP的要求去设计和制定GMP文件。

第2点，文件应符合产品的工艺要求。也就是说不同类型的产品，其管理方式方法也应该有所区别。例如，无菌制剂和非无菌制剂的一些管理制度是不能互相套用的，中药和西药的一些管理制度也是不能互相套用的。不能以无菌制剂的标准去管理非无菌制剂，也不能用西药的标准去管理中药。

第3点，文件应结合现有的硬件条件进行设计。行业内有句俗话说“硬件不足，软件补充。”说的就是文件内容的设计要充分考虑硬件的条件。如果硬件的条件比较先进，功能比较强大，那么文件方面的一些规定可以适当简化。例如，如果进入控制区都有门禁系统进行管理，那么关于人员进入控制区的管理程序就可以适当的简化，如果硬件方面没有门禁系统，那么就必须通过文件的详细规定及严格执行来管理非工作人员进入控制区。

第4点，文件要考虑公司的组织机构设置情况及人员的技术水平，写出来的文件应保证能让操作人员充分的理解和执行。不要一味的追求“高大上”。由于不同企业人员的技术水平、知识层次存在着不同程度的差异。人员对文件的理解能力有所不同。拟定文件时要考虑操作人员是否能够完全理解文件的内容。例如，有的企业高龄职工较多，而且大部分员工都只有高中以下学历，这种情况下，文件中就不要用太多难懂的专业术语或英文缩写。

在日常工作中，相信很多人都听过类似这样的一句话“文件网上都有，到网上去下载就行了”，先不说网上文件质量的好与差，适用不适用用才是关键。我们如何知道网上文件制定的背景是什么，他的剂型是否跟我们一样，他的产品类型是否跟我们一样，他的硬件条件是否跟我们一样，等等。所以，网上的文件（或其他公司的文件）即使写得再好，也只建议作参考学习用，不建议直接拿过来使用。就像穿衣服一样，质量再好的衣服，尺寸不合身，穿着也不会太舒服。只有量身定做的，才是最合适、最舒心的。

考虑了以上几个关键因素后，就可以开始文件设计工作了。文件的设计，需要做的主要工作如下：

1.文件的分类（文件的类别或层次）设计；

2.文件的编码系统（文件的目录）设计；

3.文件的格式（文件的模板）设计；

4.文件的内容（工作的流程或框架）设计。

第1点，文件的分类设计，也就是说需要将文件分为哪些类别，例如，可将文件直接分为操作规程、质量标准、验证文件、工艺规程等类别；也可将文件分为管理规程、操作规程、技术规程等类别；还可以将文件分为方针政策类文件、管理制度类文件、操作类文件、实施记录类文件等类别。目前，也没能证明哪种分类方法最科学、最合理。采用哪种分类方法，关键是看哪种分类方法最容易让自己公司接受，哪种分类方法最适合公司。

第2点，文件的编码系统设计。文件的编码方式多种多样，有字母加数字组合的，有纯数字的，等等。但目前字母加数字组合的编码方式仍然是主流。文件编码设计的关键不是为了方便记忆，而是为了方便管理。有人说这个编码那个编码不好记，记不住。不需要去记住什么文件编码，就算能记住也没有什么意义。当然，文件编码的设计也不能杂乱无章，编码设计要具有系统性，需要有一定的规则可循，要能分门别类，便于文件的统计管理，不同类别的文件其编码规则也应有所不同。文件不允许重码（不同文件，编码重复），只有设置专人来负责文件的编码工作，才能有效的避免重码现象的发生。例如，甲也能编码，乙也能编码，这样就很容易产生两个人编的码重复了。

再者，文件的编码系统应具有可扩展的余地，这是为了当需要增加一些文件时（例如：新增车间、新增剂型、新增产品等情况）不至于改变原有的编码规则，不影响原来的文件编码体系。例如，如果某类文件的数量将来可能会超过100个，那么两位流水号（01～99）显然是不够用的，这时需改为三位流水号（001～999）。设计文件编码的时候一定考虑到公司今后发展时的需要。

第3点，文件的格式设计。这里再来说下硬件方面的一些管理措施，例如，仓库的合格品区、不合格品区、待验区等除了有明确的文字区分外还用明显的颜色来区分，这是为了方便从视觉上就能一眼分辨出来物料或产品的不同状态。文件的格式也可以采用类似的管理方式，当然，不是说要将文件印成不同的颜色。而是不同类型的文件要能形成视觉上的差异，不用看文件标题就能区分是哪种文件。文件都有封面或首页，要实现这种感官上的差异，一般只需在文件的封面或首页上做不同的设计。举个例子，操作规程和验证方案是两种不同类型的文件，操作规程的封面样式和验证方案的封面样式应有明显的差别，不用看标题也一眼就能将操作规程与验证方案区分开来。那么，这样做有什么意义吗？这种方式对于文件管理人员和审核人员来说会有所帮助的，当有大量文件，而且还是不同类别的文件同时放在一起时，就能在更短的时间内将不同类型的文件区分开来，有利于工作效率的提高。

第4点，文件（这里主要是指管理制度类文件）的内容设计，这是所有文件设计中的重点。再举举硬件的例子，如果硬件方面设计得好，将会给今后的日常工作带来很多方便，并且有助于提高生产效率。反之，将会给生产工作带来很多不便，使生产效率低下。同样，文件内容（工作制度或工作流程）同样会对今后工作的流畅性，工作的效率产生影响。工作流程在符合GMP的基本原则上是越简单越好，而不是越复杂越好。不能只注重符合GMP,还需要考虑工作效率。简单才能高效！同样的工作，有的可能需要经四、五道程序才能做完，有的可能只需要二、三道程序就可以做完，工作完成的质量上并没有实质性的差别，但工作效率方面却存在着较大的差异。由此可见，文件内容的设计与规划是多么的重要。要制定出高质量的文件，起草文件前必须要做好充分的沟通与讨论工作，各个专业或各部门（生产、检验、工程、法规等）代表一起，集思广益，充分挖掘出各个专业的相关的理论知识与实际工作经验，以符合GMP为基本原则，提高工作效率为导向，共同对今后的工作流程、工作制度进行事先设计。光靠一个人闭门造车是很难写出高质量的文件，毕竟一个人的专业知识与实际经验都是非常有限的。

讨论工作可由文件起草人组织，文件执行部门代表和QA代表参与，并做好文件讨论的会议纪要，讨论工作主要围绕以下两点进行：

1.工作流程（或文件提纲）的设计、讨论与确定；

2.各流程（或提纲）中的关键内容的讨论与确定。

另外，需要注意的是，文件内容不宜过多，也不宜过少。有些公司的一份管理规程长达二三十页，也有些公司的很多管理规程中的主体内容都不到一页，甚至只有几行字。
文件内容太多，显得太累赘，不便于阅读和学习。以“文件管理规程”为例，关于文件管理工作的内容大概有：文件分类、编号、起草、修订、审批、复制、分发、培训、存档、执行、撤销、销毁等；而文件又包括好几种不同的类型，例如操作规程、质量标准、工艺规程、验证方案等。如果要在一份文件中将以上内容全部描述清楚，那这份文件估计也长达几十页。这种情况下常将一份文件分割成几份文件来写。

文件内容太短，造成资源浪费，增加管理负担；也显得文件过于零散，不利于学习。再以“文件管理规程”为例，有些公司将这份文件拆成了好几份文件，例如，分成了《文件分类与编码管理规程》、《文件格式管理规程》、《文件起草与修订管理规程》、《文件复制于分发管理规程》，等等。这种情况，会造成审批工作量、复制与分发的工作量、培训工作量、存档工作量增加不少，不利于工作效率的提高。

最后，谈谈记录内容的设计。记录也是文件的一种。记录的设计也尤为重要。记录设计的质量也直接影响着日常工作的效率。记录越多，工作量越大，出错的风险也就越高。同一件事情，能用一份记录体现清楚就不要用两份记录来体现，也就是说能合并的记录尽量设计合并到一份记录上。以“文件管理规程”中的记录分发、收回、销毁记录为例。一种设计方法是将这项工作分成3份记录来体现：一份《文件分发记录》，一份《文件收回记录》，一份《文件销毁记录》，而且每一份文件复印件的分发、收回、销毁都要由文件管理人员签名，一份记录中有多少行，文件管理员就要签多少个名。另外一种设计方法是将这3项工作内容合并到一份记录中来体现，例如《文件分发、收回与销毁记录》，而且同一份文件的分发，不管有多少份复印件，文件分发人员只需签一次名即可，也就是一份记录，签一次名即可。

新版GMP将“质量风险管理”的理念引入制药行业，风险管理同样适用于文件内容的设计（这里说的是要有风险管理的意识，而不是说将其书面化）。文件的内容不是面面俱到，越细越好，而是要考虑工作风险的高低。风险高的工作环节需要严格控制，文件内容要详细明确；风险低的工作环节可适当简化，文件内容也不需要规定的那么详细。
以上主要内容总结如下：

1.文件体系的设计要讲究“合身”，只有“合身”了，才更容易被接受，只有接受了，才能用好它。

2.文件体系应具有系统性、可扩展性，并考虑方便管理性。

3.文件（包括记录）的内容要以符合GMP为基本原则，考虑工作内容风险的高低，以优化流程、减少工作量、提高工作效率为优化方向。

来源：蒲公英   作者：张飘艳